АО «УзРТСБ» объявляет конкурсный отбор по вопросу внедрения комплексной системы управления предприятием ERP (Enterprise Resource Planning) системы

30.08.2016г.

АО «Узбекская Республиканская товарно-сырьевая биржа» приглашает все заинтересованные компании к сотрудничеству по вопросу внедрение комплексной системы управления предприятием ERP (Enterprise Resource Planning) системы.

В документообороте участвуют все структурные подразделения и филиалы АО «УзРТСБ» на всей территории Республики Узбекистан. Численный состав работников, принимающих участие в документообороте не менее 100 человек. Клиентская лицензия должна поддерживать не менее 100 лицензий (пользователей).

Требования к участникам:

- наличие у поставщика компетенций по внедрению предлагаемой ERP системы, подтвержденных вендором этой системы соответствующим официальным документом/сертификатом;

- наличие в штате поставщика не менее 4х сертифицированных специалистов по предлагаемой ERP системе;

- поставщик должен иметь опыт успешных внедрений предлагаемой ERP системы, подтвержденные положительными отзывами заказчиков, где количество одновременных пользователей этой системы не менее 30ти человек;

- поставщик должен отсутствовать в реестре недобросовестных поставщиков по корпоративным закупкам АО «УзРТСБ»

Условия поставки: Доставка, установка и внедрение программного обеспечения осуществляется силами и за счет поставщика до административного здания, по адресу г. Ташкент, ул. Бобура 77 в будние дни, с 9:00 до 18:00. В случае срыва сроков внедрения, согласованных в договоре, к поставщику будут применены штрафные санкции по условиям договора.

Срок поставки: сентябрь-октябрь 2016 года, внедрение – октябрь - май 2017 по этапам, согласованным в договоре.

Условия оплаты: заказчик обязуется выплатить исполнителю аванс в размере 30% от общей стоимости, оплата производится в течение 5 (пяти) дней с момента подписания договора. Окончательный расчет в размере 70 % от общей стоимости производится в течение 5 (пяти) дней со дня подписания акта выполненных работ по договору. Предусматриваются также подписание промежуточных актов выполненных работ.

Общие требования к системе:

- Система должна поддерживать работу через Интернет, в том числе «облачные» технологии и работу на мобильных устройствах;

- Учитывая принятый язык общения на предприятии интерфейс программы должен быть на русском языке;

- Система должна обеспечивать соответствие разрабатываемых форм и документов, отчётов, бизнес-процессов текущим требованиям законодательства и регулирующих органов, а также существующему регламенту работы с документами,  в рамках согласованного в проектных документах функционального и организационного объёма разрабатываемых форм и документов;

- Система должна обеспечивать защиту от некорректных действий персонала, приводящих к сбоям в системе, случайным изменениям, потере информации;

- Любая поступающая в систему информация вводится в систему однократно с помощью одного входного канала;

- Система должна быть достаточно гибка и адаптивна для достижения установленных целей её функционирования в условиях изменения законодательства и прочих условий;

- Система должна обеспечить интерфейс вывода данных, который позволит пользователю получить информацию, необходимую для выполнения текущей деятельности своевременно, полно и не избыточно;

- Система должна обеспечить централизованное ведение нормативно-справочной информации в соответствии с едиными принципами целостности и непротиворечивости данных;

- Система должна обеспечить разграничение зон ответственности подразделений и пользователей компании;

- Система должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к данным и разграничивать доступ пользователей к информации. Доступ к просмотру и редактированию документов должен быть ограничен в соответствии с ролью и принадлежностью документа (исполнитель, адресаты, согласующие, лист рассылки и т.д.);

- Система должна, при необходимости, обеспечить возможность электронного обмена данными с другими приложениями (1С, банк-клиент, Excel и т.д.);

- Система должна обеспечивать ведение отчёта выполнения операций по вводу и изменению информации в базе данных и мониторинг подключения пользователей к системе. Отчёт по операциям должен включать в себя информацию о пользователе, рабочем месте, виде и времени выполненных работ;

- Система должна обеспечивать резервное копирование и восстановление информации средствами системы.

Общие требования к результатам внедрения:  Внедрение комплексной системы управления предприятием ERP должно привести к максимальной автоматизации бизнес-процессов,  которая будет охватывать следующие области по виду деятельности АО «УзРТСБ»:

1.    Автоматизация процессов планирования

Ключевыми возможностями бюджетирования должны стать:

-                     моделирование перспективных финансовых состояний предприятия с учетом различных экономических факторов,

-                     лимитирование расходов денежных средств,

-                     оценка отклонений фактических данных от плановых,

-                     использование интеграционных связей,

-                     комплексный анализ достигнутых результатов.

  Контроль за использованием денежных средств должен быть организован для произвольного периода (день, неделя, месяц, квартал, полугодие, год) по любым аналитикам доступным для документа. 

2.      Автоматизация процесса ведения бухгалтерского учета

Необходимо перенести остатки по счетам бухгалтерского учета из системы 1С:Предприятие 7.7

Система должна поддерживать учет операций в соответствии с Законодательством о бухгалтерском учете РУз. и НСБУ. Обязательно наличие таких разделов как:

- Банковские операции

- Автоматическая загрузка выписки из системы банк-клиент

 - Кассовые операции (сумовая и валютная)

-  Расчет заработной платы

поддержка различных форм оплаты труда (повременная, почасовая, сдельная)

оплата по договорам гражданско-правового характера;

расчет отпускных на основе законодательства РУз

расчет больничных листов на основе законодательства Руз

удержания по исполнительным листам и по добровольным страховым взносам;

удержания в счет погашения займов сотрудников;

удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ);

начисление страховых взносов.

Выплата заработной платы через кассу, банк и прочее

- Учет материалов (поступление, списание, реализация, выбытие и прочее)

- Учет основных средств. Обязательное наличие штрих кодового учета.

- учет Нематериальных активов

- учет Доходов и Расходов предприятия

- учет налогов

- другие разделы бухгалтерского учета

3.    Мониторинг исполнения договорных обязательств

Данный раздел должен содержать весь процесс согласования хозяйственных договоров несколькими сотрудниками (отдел закупа, юридическая служба, финансовая служба) и мониторинг исполнения сроков поставки и оплаты. Расчет пени при нарушении сроков. В случае нарушении сроков, предусмотренных в договоре необходимо сигнализирующие оповещения в виде сообщения. Статус договоров должен быть изменяемым (подписанный,  исполненный и т.д.)

В обязательном порядке должна присутствовать возможность прикрепления скан версии договора.

4.    Управление закупками

Необходимо содержание как минимум следующих разделов:

- Формирование и прием заявок от руководителей подразделений и филиалов на приобретение товаров (работ, услуг) с возможностью ссылки или прикрепления документов-оснований (приказ, протокол Правления, НС и т.д.);

-          Формирование сводной информации по поданным заявка

-          Формирование годового и квартального плана закупок на основании поданных заявок с учетом внесенных корректировок.

-          Связка с общим бюджетом компании и бюджетом движени денежных средств

-          Отчет по исполненному плану закупок, контроль сроков и т.д.

-           

-          Формирование стандартных объявлений для размещение на сайте биржи;

-          Контроль договоров по датам и исполнению;

-          Формирование статистической и отчетной информации о проведенных закупах;

5.    Учет кадров (кадровое делопроизводство).

Необходимо содержание как минимум следующих разделов:

-          ведение штатного расписания (контролировать при оформлении кадровых приказов их соответствие штатному расписанию, задавать размер оклада и добавок, проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию (плану);

-          учет рабочего времени сотрудников, отклонения от нормальных условий (сверхурочные, отгулы, прогулы, отпуска)

-          график основных и дополнительных отпусков, учет остатков

-          оформление приемов, переводов, увольнений сотрудников,

-          отражение изменений условий труда,

-          ведение воинского учета,

-          формирование регламентированной кадровой отчетности.

6.            Информационная система документооборота автоматизирует следующие основные процессы управленческого документооборота и совместную работу сотрудников:

-          План работы отделов и каждого сотрудника

-          Приказы;

-          Распоряжения;

-          Служебные записки;

-          Протоколы совещаний;

-          Локальные документы;

-          Согласование договоров, дополнительных соглашений;

-          Заявки на оплату.

-          Поручения

-          Заявки на командировку

Система по автоматизации процессов управления документами должна содержать возможность создания и поддержания следующих функций:

1.                  Наличие базы локальных документов АО «УзРТСБ»

2.                  Необходимы автоматические уведомления о приближении сроков согласования по документу и о просрочке срока согласования и исполнения по документу и о просрочке; 

3.                  Необходимы ежедневные уведомления обо всех просроченных документах для сотрудника/контролера.

4.                  Все уведомления должны быть реализованы с помощью автоматических решений, информация о которых должна попадать в историю решений по документу.

5.                  Все уведомления должны приходить в рабочее время, которое должно указываться в определенной настройке системы.

6.                   Сроки по контролю прохождения документа и отправки оповещений должны учитывать только  рабочее время компании;  Также не должны учитываться выходные и праздничные дни (производственный календарь). В специальной настройке должны быть указаны праздничные и перенесенные выходные дни на текущий год.

Процесс прохождения документа должен быть реализован с помощью принятия пользователем определенных решений. Пользователь может видеть только решения, доступные его роли на текущем этапе.

. В истории решений должна сохраняться следующая информация:

1.    Пользователь, принявший решение

2.    Время принятия решения/контрольный срок принятия решения

3.    Комментарий к решению пользователя

4.    Пользователи, которые были оповещены в результате решения

Система должна позволять организовывать связи между документами. Для каждого документа должна быть предусмотрена возможность указания документа основания, а так же перечня связанных документов, которые, например, необходимы рецензенту для принятия решения. Должен быть предусмотрен отчет, отражающий иерархическую структуру для каждого документа, с указание места документа в этой структуре. Например, при регистрации исходящего, необходимо в качестве документа-основания указать входящий документ. При этом из обоих документов должна быть возможность отображения иерархии. Кроме этого, из всех документов должна быть предусмотрена возможность формирования поручения

Возможность ознакомления должна быть реализована для всех процессов, в которых есть функционал рассылки документа (все процессы, кроме заявок на оплату и поручений).

Адресаты рассылки, после того как документ был им разослан, могут в карточке документа зафиксировать то, что они ознакомились с данным документом по ссылке «Ознакомиться». 

Должна быть предусмотрена возможность формирования списков рассылки (в т.ч. в разбивке по тематикам/категориям документов, например, если мы направляем подборку СМИ, новости в законодательстве и т.д.).

Всем заинтересованным организациям просим направлять коммерческие предложения по адресу г.Ташкент, ул.Бобура 77 или на электронную почту audit2@rtsb.uz до 01 октября 2016 г.

За дополнительной информацией просим обращаться по телефону (+99871) 213-33-12.  Контактное лицо Прокудина Кристина Александровна